İşletmeler için personel maliyetlerini yönetmek her geçen gün daha fazla önem kazanıyor. Artan iş gücü maliyetleri, özellikle büyümeyi hedefleyen şirketlerde yeni personel istihdamı konusunda daha dikkatli hareket edilmesini gerektiriyor. Bu noktada devlet tarafından sunulan istihdam teşvikleri, işverenlere önemli avantajlar sağlayabiliyor. Ancak uygulamada birçok işletme, hak kazandığı teşviklerden ya hiç yararlanamıyor ya da eksik bilgi nedeniyle bu fırsatları kaçırıyor.
Bunun en önemli nedeni, teşviklerin yalnızca belirli dönemlerde gündeme gelmesi ve çoğu zaman işe alım tamamlandıktan sonra araştırılmaya başlanmasıdır. Oysa başarılı işletmeler, personel planlamasını yaparken aynı zamanda hangi devlet desteklerinden yararlanabileceklerini de önceden değerlendirir. Böylece hem bütçelerini daha doğru yönetebilir hem de işe alım süreçlerini daha verimli hale getirebilirler.
Devlet teşviklerinden yararlanmak yalnızca birkaç başvuru formu doldurmaktan ibaret değildir. Sürecin doğru planlanması, güncel mevzuatın takip edilmesi ve işletmenin şartlarının doğru analiz edilmesi gerekir. Aksi halde küçük bir hata bile önemli maliyet avantajlarının kaybedilmesine neden olabilir.
İşverenlerin en sık yaptığı hatalardan biri, devlet tarafından sunulan tüm teşviklerden yararlanabileceklerini düşünmeleridir. Oysa her teşvik belirli şartlara göre hazırlanır ve farklı hedeflere hizmet eder. Bazıları yeni istihdamı desteklerken, bazıları genç çalışanların, kadınların, engelli bireylerin veya mesleki eğitim programlarına katılan kişilerin istihdamını teşvik etmeyi amaçlar.
Bu nedenle öncelikle işletmenizin hangi destek programlarına uygun olduğunu belirlemeniz gerekir. İşletmenin faaliyet alanı, çalıştırılacak personelin durumu, işe giriş tarihi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediği gibi birçok kriter değerlendirilir. Bu analiz yapılmadan hareket edildiğinde hem zaman kaybı yaşanabilir hem de yanlış beklentiler oluşabilir.
Aslında doğru yaklaşım, “Hangi teşvik var?” sorusundan önce “Biz hangi teşviklerden yararlanabiliriz?” sorusunu sormaktır. Çünkü her işletmenin ihtiyaçları ve koşulları birbirinden farklıdır.
Birçok işletme yeni çalışanını işe aldıktan sonra teşvik araştırmasına başlıyor. Oysa bu yaklaşım çoğu zaman geç kalınmasına neden olabiliyor. Bazı desteklerden yararlanabilmek için işe alım öncesinde veya belirli süreler içerisinde işlem yapılması gerekebiliyor.
Bu nedenle insan kaynakları planlaması yapılırken teşviklerin de aynı sürecin bir parçası olarak değerlendirilmesi büyük avantaj sağlar. Özellikle yıl içerisinde planlanan işe alımlar önceden belirlendiğinde, hangi pozisyonlarda devlet desteklerinden yararlanılabileceği de daha kolay analiz edilebilir.
Böyle bir planlama yalnızca maliyetleri düşürmekle kalmaz. Aynı zamanda işletmenin bütçe yönetimini kolaylaştırır ve beklenmeyen giderlerin önüne geçilmesine yardımcı olur.
Devlet teşvikleri sabit uygulamalar değildir. Yeni destek programları hayata geçirilebilir, mevcut teşviklerin kapsamı genişletilebilir veya bazı uygulamalar sona erebilir. Bu nedenle birkaç yıl önce edinilen bilgilerle hareket etmek sağlıklı bir yöntem değildir.
Özellikle istihdam teşvikleri konusunda yapılan değişikliklerin düzenli olarak takip edilmesi gerekir. Çünkü bazen küçük görünen bir mevzuat güncellemesi bile işletmenin yararlanabileceği destekleri doğrudan etkileyebilir.
Başarılı işletmeler bu süreci yalnızca ihtiyaç duyduklarında değil, düzenli olarak takip eder. Böylece yeni fırsatlardan daha erken haberdar olur ve işe alım planlarını buna göre şekillendirebilir.
Teşviklerden etkin şekilde yararlanabilmek yalnızca insan kaynakları departmanının sorumluluğunda değildir. İşe alım sürecini yöneten ekip ile bordro ve muhasebe süreçlerini takip eden ekiplerin koordineli çalışması gerekir.
İşe giriş bildirgelerinin doğru hazırlanması, SGK bildirimlerinin zamanında yapılması ve gerekli belgelerin eksiksiz tamamlanması gibi süreçler birbirini doğrudan etkiler. Bu aşamalarda yaşanabilecek küçük bir eksiklik bile teşvik hakkının kaybedilmesine neden olabilir.
Bu nedenle başarılı şirketlerde insan kaynakları ve muhasebe birimleri birbirinden bağımsız değil, aynı sürecin iki önemli parçası olarak hareket eder.
Devlet destekleri önemli maliyet avantajları sağlasa da işe alım kararlarının merkezinde hiçbir zaman teşvikler yer almamalıdır. Asıl amaç, işletmenin ihtiyaç duyduğu doğru çalışanı istihdam ederken mevcut desteklerden de en verimli şekilde yararlanmaktır.
Sadece teşvikten faydalanmak amacıyla yapılan plansız işe alımlar, destek süresi sona erdiğinde işletme için yeni maliyetler oluşturabilir. Bu nedenle doğru aday seçimi ile teşvik planlamasının birlikte değerlendirilmesi çok daha sağlıklı sonuçlar verir.
Unutulmaması gereken nokta şudur; teşvikler doğru işe alımı desteklemek için vardır. Yanlış işe alımı telafi etmek için değil.